| Veranstaltung: | KMV 27.06.24 |
|---|---|
| Tagesordnungspunkt: | 5. Sonstiges |
| Antragsteller*in: | Andy May (KV Karlsruhe-Land) |
| Status: | Eingereicht |
| Eingereicht: | 18.06.2024, 22:32 |
Die Kreismitgliederversammlung möge folgende Änderung an der Beitrags und
Kassenordnung beschließen:
Ortsverbände ohne eigene Kasse reichen Rechnungen/Belege bei der/dem
Kreisschatzmeister*in ein, solange diese ihr Budget nicht übersteigen.
Analoge Belege (z.B. Papierrechnungen) werden analog oder digitalisiert
(abfotografiert oder gescannt) eingereicht. Digital zugestellte Belege (z.B.
PDF-Rechnungen, E-Rechnungen) werden digital eingereicht.
Die Ortsvorstände sind gehalten, einen Haushaltsplan für das kommende Jahr und
für die kommenden Jahre eine Finanzplanung aufzustellen. Dabei soll ein
besonderes Auge auf Wahlkämpfe gelegt werden.
Bislang mussten digitale Belege ausgedruckt sowie analoge Belege im Original per Post bei der Kreiskasse eingereicht werden.
Spätestens seit der letzten Änderungen von 2019 in den GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist das führen von digitalen und digitalisierten Belegen eindeutig möglich.
Es bietet es sich an alle Belege digital abzulegen- auch Papierbelege dürfen laut GoBD eingescannt (digitalisiert) abgelegt und im Anschluss vernichtet werden.
In jedem Fall ist zumindest die digitale Einreichung digital zugestellter Dokumente (z.B. PDF-Rechnungen) sinnvoll.
Zur weiteren Begründung:
1. Nachhaltigkeit: Die Reduzierung von Papierbelegen trägt zur Schonung der Umwelt bei. Weniger Papier bedeutet weniger Ressourcenverbrauch und weniger Abfall. Anders als einen Drucker, hat ein Fotohandy heute ohnehin jeder. Auch das schafft mehr Nachhaltigkeit, da der zusätzliche Betrieb eines Druckers in jedem Ortsverband nicht mehr nötig ist.
2. Ausfallsicherheit: Bei Ablage auf einem regelmäßig "gesicherten" Server oder System, ist eine größere Ausfallsicherheit und Wahrung der Aufbewahrungspflicht gegeben als es eine Papierhafte Aufbewahrung an einem einzigen Ort möglich machen würde.
3. Zugänglichkeit/Transparenz: Ein digitales Archiv ist schneller und einfacher für Kassenprüfer und Vorstand einzusehen.
4. Vorteile ggü. Postweg:
Die Gefahr des Verlustes eines analogen Beleges auf dem Postweg entfällt durch die digitalisierte Übermittlung. Die Zustellung ist auf digitalem Weg deutlich schneller, was zu einem effizienteren Ablauf führt. Außerdem entstehen keine Kosten für den Versand von Belegen in digitaler Form.
Im Sinne einer zukunftsgewandte und nachhaltige Parteiarbeit in einer Partei der Zukunft, bitte ich um Zustimmung zum Antrag.